Privaatsus- ja andmekaitsepoliitika

1.Üldsätted

1.1. Käesolev privaatsus- ja andmekaitsepoliitika (edaspidi Privaatsuspoliitika) selgitab, kuidas Financial Vision OÜ, registrikood 14144435, aadress Sõpruse pst 145, 13425 Tallinn, Harju maakond (edaspidi Financial Vision või meie) töötleb isikuandmeid ning tagab nende õiguspärase, turvalise ja konfidentsiaalse töötlemise.

1.2. Isikuandmete töötlemisel juhindume:

• Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest (GDPR);
• Isikuandmete kaitse seadusest;
• Raamatupidamise seadusest ja muudest raamatupidamisnõuetest;
• Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest;
• muudest Eesti ja EL õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

1.3. Töötleme isikuandmeid lähtudes järgnevatest põhimõtetest:

• seaduslikkus, õiglus ja läbipaistvus,
• eesmärgipärasus – töötleme andmeid kindlatel ja selgelt määratletud eesmärkidel,
• andmete vähendamine – kogume üksnes niipalju andmeid, kui eesmärgi saavutamiseks vajalik,
• andmete täpsus – püüame hoida andmed ajakohastena ja parandame ebatäpsused,
• säilitamise piirang – ei säilita isikuandmeid kauem, kui see on vajalik või seadusest tulenevalt nõutud,
• turvalisus ja konfidentsiaalsus – rakendame sobivaid tehnilisi ja korralduslikke turvameetmeid.

1.4. Isikuandmete töötlemisel võib Financial Vision sõltuvalt töötlemise eesmärgist tegutseda vastutava töötleja või volitatud töötlejana:

• vastutav töötleja – kui määrame ise kindlaks andmete töötlemise eesmärgi (nt meie kodulehe külastajad, oma klientide kontaktid, tööotsijad);
• volitatud töötleja – kui töötleme isikuandmeid kliendi nimel ja tema juhiste alusel, näiteks raamatupidamis- või palgaarvestusteenuse osutamisel. Sellist isikuandmete töötlemist reguleerib kliendiga sõlmitud leping või selle juurde kuuluv andmetöötluskokkulepe.

2.Milliseid isikuandmeid me töötleme?

2.1. Teenuste osutamisel võime sõltuvalt konkreetsest teenusest töödelda eelkõige järgmisi isikuandmeid:

• ees- ja perekonnanimi;
• isikukood ja/või sünniaeg;
• kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefon);
• pangakonto number;
• sissetulekute ja tasude info (palk, preemiad, hüvitised jms);
• tööandja ja ametikoha andmed;
• töötasu ja töökoormuse andmed, puhkused, haiguslehed;
• lepingutest ja arvete algdokumentidest tulenev info;
• kliendisuhtluse andmed (kirjavahetus, telefoni- või koosolekumärkmed);
• kodulehe külastamise andmed (IP-aadress, brauseri tüüp, küpsised);
• rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise nõuete täitmiseks vajalikud andmed, sealhulgas andmed isiku poliitilise mõjuvõimu kohta ning vajaduse korral andmed tegeliku kasusaaja ja temaga seotud isikute kohta.

2.2. Töösuhete ja värbamise puhul võime lisaks töödelda:

• CV-s ja motivatsioonikirjas sisalduvaid andmeid;
• hariduse, töökogemuse ja kvalifikatsiooni andmeid;
• soovitajate kontaktandmeid;
• töötajate töölepinguga seonduvaid andmeid ja tööajaarvestust.

3.Milleks me isikuandmeid kasutame?

3.1. Töötleme isikuandmeid eelkõige järgmisteks eesmärkideks:

• raamatupidamis-, palgaarvestus- ja maksuarvestusteenuste osutamine;
• aruannete ja deklaratsioonide koostamine ning esitamiseks vajalike andmete ettevalmistamine;
• õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmine, sealhulgas raamatupidamis- ja maksualaste kohustuste ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise nõuete täitmine;
• kliendisuhete haldamine (lepingu sõlmimine, arveldamine, nõuete haldamine, suhtlus);
• meie kodulehe toimimise ja kasutusmugavuse tagamine;
• turundus- ja teabekirjade saatmine, kui selleks on olemas nõutav õiguslik alus (nt nõusolek või õigustatud huvi);
• tööle kandideerijate hindamine ja värbamine;
• meie teenuste kvaliteedi ja protsesside analüüs ning arendamine.

4.Kust me isikuandmeid saame?

4.1. Saame isikuandmeid eelkõige:

• otse andmesubjektilt (nt kliendilepingut sõlmides, kodulehe kontaktivormi kaudu, e-posti või telefoni teel);
• meie kliendilt, kui klient annab meile oma töötajate või esindajate andmed raamatupidamis- või palgaarvestuse tegemiseks;
• avalikest andmeallikatest ja registritest (nt äriregister, krediidiinfo);
• riiklikest infosüsteemidest, kui seadus võimaldab ja teenuse olemus seda nõuab;
• identiteeti tõendavatest dokumentidest, kui isikusamasuse kontroll on vajalik.

4.2. Kodulehe külastamisel kogume tehnilisi andmeid (nt IP-aadress, brauseri tüüp, küpsiste info) küpsiste ja sarnaste tehnoloogiate abil (vt allpool “Küpsiste poliitika”).

5.Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused

5.1. Töötleme isikuandmeid sõltuvalt töötlemise eesmärgist järgmistel õiguslikel alustel:

• lepingu täitmine või lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmine, näiteks kliendisuhte loomine, teenuste osutamine, kliendiga suhtlemine ja arveldamine;
• seadusest tuleneva kohustuse täitmine, näiteks raamatupidamis- ja maksualaste kohustuste ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise nõuete täitmine;
• Financial Visioni või kolmanda isiku õigustatud huvi, näiteks kliendisuhete haldamine, nõuete menetlemine, õiguste kaitsmine, infoturbe tagamine ning teenuste arendamine, tingimusel et andmesubjekti huvid või põhiõigused ei kaalu sellist huvi üles;
• andmesubjekti nõusolek, kui konkreetseks töötlemiseks on nõusolek vajalik, näiteks teatud turundustegevuste või nõusolekut nõudvate küpsiste kasutamise korral.

5.2. Kui töötlemine põhineb nõusolekul, on andmesubjektil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.

6.Isikuandmete edastamine ja vastuvõtjad

6.1. Võime edastada isikuandmeid järgmistele vastuvõtjatele ulatuses, mis on vajalik:

• Maksu- ja Tolliametile ning teistele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele, kui andmete edastamine tuleneb õigusaktist või on vajalik teenuse osutamiseks;
• pankadele ja makseteenuse pakkujatele, kui teeme makseid kliendi nimel;
• raamatupidamis- ja palgaarvestustarkvara pakkujatele ning muudele IT-teenuse osutajatele (pilveteenused, serverimajutus, e-postiteenus);
• audiitoritele, õigusnõustajatele ja teistele nõustajatele, kui see on vajalik kliendilepingu täitmiseks või meie õiguste kaitseks;
• järelevalve- ja õiguskaitseasutustele, kui meil on seadusest tulenev kohustus andmeid edastada.

6.2. Me ei müü ega rendi isikuandmeid kolmandatele isikutele turunduse eesmärgil.

6.3. Võimaluse korral töötleme isikuandmeid Euroopa Majanduspiirkonnas. Kui isikuandmeid edastatakse väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda, tagame, et andmete edastamiseks on olemas asjakohane õiguslik alus ja rakendatakse GDPR-is ette nähtud kaitsemeetmeid, näiteks Euroopa Komisjoni piisava kaitse taseme otsust või standardseid andmekaitseklausleid.

7.Isikuandmete säilitamine

7.1. Säilitame isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik eesmärgi saavutamiseks või nii kaua, kui seadus seda nõuab.

7.2. Raamatupidamisdokumendid

Raamatupidamise algdokumente, registreid ja muid raamatupidamisega seotud dokumente säilitame õigusaktides ette nähtud tähtaja jooksul, üldjuhul seitse aastat.

7.3. Töösuhted

Töösuhtega seotud isikuandmeid säilitame vastavalt andmete liigile nii kaua, kui see on vajalik töösuhtest tulenevate kohustuste täitmiseks, võimalike nõuete lahendamiseks või õigusaktidest tulenevate säilitamiskohustuste täitmiseks.

7.4. Rahapesu tõkestamine (RahaPTS)

Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise nõuete täitmiseks kogutud andmeid säilitame RahaPTS-is sätestatud tähtaja jooksul.

7.5. Kodulehe küpsistega kogutavaid andmeid säilitame vastavalt küpsise tüübile (vt “Küpsiste poliitika”).

7.6. Kui säilitamistähtaeg möödub ja andmeid ei ole enam vaja, kas:

• kustutame isikuandmed turvalisel viisil, nii et neid ei saaks taastada; või
• anonüümistame andmed nii, et neid ei saa enam konkreetse isikuga seostada.

8.Andmesubjekti õigused

8.1. Andmesubjektil on GDPR-ist ja Isikuandmete kaitse seadusest tulenevalt muu hulgas õigus:

• saada teavet selle kohta, kas ja milliseid tema andmeid me töötleme;
• saada koopia teda puudutavatest isikuandmetest;
• taotleda andmete parandamist, kui need on ebatäpsed või puudulikud;
• taotleda andmete kustutamist (“õigus olla unustatud”), kui töötlemiseks ei ole enam õiguslikku alust;
• taotleda töötlemise piiramist, kui andmete täpsus või töötlemise õiguslik alus on vaidlustatud või kui andmed on vajalikud õigusnõuete esitamiseks, täitmiseks või kaitsmiseks;
• esitada vastuväide isikuandmete töötlemisele, mis toimub meie õigustatud huvi alusel (sh otseturundus);
• saada andmeid masinloetaval kujul ja edastada need teisele vastutavale töötlejale (andmete ülekantavus), kui töötlemine põhineb nõusolekul või lepingul ja toimub automatiseeritult;
• võtta nõusolek tagasi igal ajal, kui töötlemine toimub nõusoleku alusel;
• esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda oma õiguste kaitseks kohtu poole, kui andmesubjekt leiab, et tema isikuandmete töötlemine rikub tema õigusi.

9.Kuidas oma õigusi kasutada?

9.1. Kõigi andmekaitset puudutavate küsimuste, taotluste või kaebustega saab meie poole pöörduda e-posti aadressil info@financialvision.ee.

9.2. Vastame taotlusele põhjendamatu viivituseta ja üldjuhul hiljemalt ühe kuu jooksul taotluse saamisest. Võttes arvesse taotluse keerukust ja taotluste arvu, võime vajaduse korral vastamise tähtaega pikendada. Tähtaja pikendamisest ja selle põhjustest teavitame taotluse esitajat.

9.3. Isikuandmete kaitse huvides võime paluda taotluse esitajal oma isikusamasust tõendada või esitada esindusõigust tõendav dokument.

10.Küpsiste poliitika

10.1. Mis on küpsis?

Küpsis on väike tekstifail, mille veebileht salvestab kasutaja seadmesse (arvuti, tahvel, telefon) ning mille brauser edaspidi veebilehele tagasi saadab. Küpsised aitavad meil meeles pidada sinu eelistusi ja mõista, kuidas kodulehte kasutatakse.

10.2. Milleks me küpsiseid kasutame?

Kasutame küpsiseid, et:

• tagada kodulehe korrektne töö ja turvalisus;
• parandada kasutajakogemust (nt keele-eelistus);
• analüüsida kodulehe külastatavust ja kasutamist ning kasutaja nõusolekul toetada turundustegevusi.

10.3. Milliseid küpsiseid kasutame?

• Meie kodulehel kasutatakse veebilehe toimimiseks vajalikke küpsiseid ja tehnoloogiaid.
• Lisaks kasutame Google Tag Manageri, mille abil hallatakse kodulehel kasutatavaid veebitehnoloogiaid ja märgendeid.
• Sõltuvalt kodulehel aktiveeritud teenustest võidakse kasutada ka analüütilisi või turunduslikke küpsiseid. Nõusolekut nõudvaid küpsiseid kasutatakse üksnes pärast kasutaja eelneva nõusoleku saamist.

10.4. Küpsistest loobumine

• Veebilehe toimimiseks hädavajalikke küpsiseid võidakse kasutada ilma kasutaja nõusolekuta.
• Küpsiseid, mille kasutamiseks on nõutav kasutaja nõusolek, kasutame üksnes pärast vastava nõusoleku saamist.
• Kasutaja peab arvestama, et kõigi küpsiste keelamine võib mõjutada kodulehe toimimist ja kasutusmugavust.

11.Andmeturbe meetmed

11.1. Rakendame isikuandmete kaitsmiseks asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid, et kaitsta isikuandmeid loata juurdepääsu, avalikustamise, muutmise, kadumise või hävimise eest. Juurdepääs isikuandmetele on ainult isikutel, kellel on seda vaja oma tööülesannete täitmiseks.

11.2. Isikuandmetega seotud rikkumise korral võtame kasutusele vajalikud meetmed rikkumise tagajärgede piiramiseks ning teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni ja vajaduse korral puudutatud andmesubjekte GDPR-is sätestatud juhtudel ja korras.

12.Privaatsuspoliitika muutmine

Võime Privaatsuspoliitikat ajakohastada vastavalt muudatustele meie tegevuses, teenustes või õigusaktides. Privaatsuspoliitika ajakohane versioon avaldatakse Financial Visioni veebilehel.

13.Kontaktandmed

Kui sul tekib küsimusi isikuandmete töötlemise või käesoleva Privaatsuspoliitika kohta, palume võtta meiega ühendust: